【课程管理】南京航空航天大学教学档案管理办法

作者: 时间:2008年12月01日 阅读量:648

第一章    总则
第一条      为了加强学校教学档案管理,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》,结合学校教学工作实际,制定本办法。
第二条    教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、照片、电子文件等不同载体的文件材料。
第三条    教学档案是教学管理的重要组成部分,是考核学校教学质量和评估教学水平的主要依据,因此必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,以便开发利用。
                         第二章  教学档案归档范围
第四条    归档材料主要包括教学管理、教学评估(检查)、教学研究、课堂教学与实践、学位工作、学科与实验室建设、学籍管理、招生就业工作、教材工作等方面,具体范围见附件2。
                        第三章  教学档案的整理与归档
第五条      教学档案材料的形成与积累
(一)    每年新学年开始后,由分管档案工作的领导向兼职档案员布置形成教学档案材料的任务。
(二)    兼职档案员按教学档案的分类要求分别积累归档材料,并随时进行整理。
(三)    档案馆随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好档案材料的积累工作。
(四)    教学档案管理文件一般归档一份,特殊的按实际情况及附表要求收集。
第六条      整理组卷
(一)    坚持以教学档案材料形成部门为主,档案馆为辅的整理归档原则,在专职档案员的指导下进行整理归档。
(二)    根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用的原则进行组卷。同一事由的文件材料组成一卷,一般厚度为1公分,若数量较多可分成若干卷,文件材料较少可将相似内容的文件材料合成一卷。
(三)    文件材料按正件在前,附件在后;打印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。
(四)    本、专科学生成绩单、毕业设计任务书、毕业设计论文评语、优秀论文、新生入学登记表、学位信息卡等按班级分别组卷,按学号的顺序排列、装盒。
(五)    硕士、博士学生成绩单按年级(学院)组卷,按学号排列、装盒;学位论文、评审材料及相关归档材料按个人分别组卷,每人一盒。
(六)    归档材料一律拆除金属物,分别用线装订,对破损的文件材料应进行修补。
(七)    凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题目、责任者、时间。
(八)     按顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以文件为单位,在右上角编件号。
(九)    填写卷内目录及备考表。卷内目录一式四份。其中三份留档案馆,一份由归档单位留存。
(十)     教学档案综合管理文件必须在次年6月底前归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。
                      第四章    教学档案管理和开发利用
第七条      档案管理
(一)    新生入学登记表、学生成绩单、学位信息卡、本科生优秀学士学位论文、研究生学位论文及评审材料均用专柜保管。
(二)     已经归档的档案,必须按照保密安全措施登记入库,严格管理制度,做到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温。
(三)    归档的档案不得随意涂改、涂写,需要修改、补充时必须经过教务处、研究生院及档案馆同意,在案卷备考表内写明更改原因和时间。
(四)    根据上级规定,教学档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
第八条      开发利用
(一)    档案管理人员必须熟悉馆藏、主动服务,指导利用者查找、利用档案,解答有关问题。
(二)     充分发挥档案的信息功能,根据学校教学需要,开展定题跟踪服务,提高社会效益和经济效益。
(三)    定期编制检索目录,论文汇编及各种参考资料,为学校教学、科研服务。
(四)    对借出的档案,档案管理人员必须定期催还,发现损坏或丢失,应写书面报告,根据不同情况,报请学校按规定严肃处理。
                           第五章    档案的鉴定
第九条      档案部门应根据不同的保管期限,定期对到期的档案进行鉴定,档案的鉴定工作应在本校分管档案工作负责人的领导下,由档案馆和有关业务部门负责人共同组成鉴定小组。鉴定采用直接鉴定法。
第十条      凡经过鉴定仍有保存价值的,应延长保管期限;对失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,登记造册,经学校分管档案工作负责人批准后,予以销毁。销毁档案应有两人以上监督销毁。
第十一条     本办法从颁布之日起执行,原校办字(1998)08号文件同时废止。
第十二条      本办法解释权在校档案馆。